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Pièces reçues

Une corbeille unique où atterrissent les factures fournisseurs, qu'elles arrivent par dépôt manuel ou par relève de la boîte aux lettres. Chacune est lue automatiquement, puis validée d'un clic par le comptable.

Le principe#

Trois pièces indépendantes composent le dispositif, et chacune fonctionne sans les autres : la lecture par règles est toujours active, l'analyse assistée est optionnelle, la relève IMAP se configure séparément.

La lecture par règles#

Hors ligne, sans rien envoyer nulle part. Elle extrait l'émetteur, le numéro, les dates, le HT, la TVA, le TTC, le taux, la devise, le SIRET, le numéro de TVA et l'IBAN.

Les identifiants sont vérifiés par leur clé de contrôle#

Un SIRET passe par l'algorithme de Luhn, un IBAN par le modulo 97. Un numéro mal recopié se voit sans interroger personne — et un numéro validé par sa clé ne sera plus remis en cause par la suite du traitement.

La cohérence prime sur la ressemblance#

HT + TVA doit faire TTC. Quand les trois montants s'accordent, la confiance monte ; quand ils se contredisent, elle tombe et l'écran le dit. Un montant manquant est reconstitué à partir des deux autres, avec la note qui l'explique.

Le tiers est reconnu#

Par son identifiant s'il est déjà enregistré, à défaut par son nom : la facture arrive déjà rapprochée du fournisseur.

La pièce reste le justificatif#

Le fichier est conservé tel quel, scellé par son empreinte SHA-256, revérifiée à chaque consultation. Une pièce qui a donné lieu à une facture ne se supprime plus. Le même fichier reçu deux fois ne fait qu'une ligne.

L'analyse assistée par un modèle#

optionnelle — éteinte par défaut

Un modèle de langage peut venir par-dessus les règles, pour les documents qu'elles lisent mal : mises en page inhabituelles, factures étrangères, émetteurs inconnus.

Deux familles de services#

• L'API Claude d'Anthropic, par son SDK officiel, avec une sortie contrainte par un schéma JSON.
• Tout service compatible OpenAI — Mistral, OVHcloud, Scaleway, ou un modèle hébergé sur votre propre réseau, auquel cas rien ne sort de l'entreprise.

C'est un choix explicite#

Rien n'est envoyé tant qu'un administrateur n'a pas activé la fonction, et l'écran dit en toutes lettres ce qui part. La clé d'accès est chiffrée en base.

Le modèle ne décide de rien#

C'est la règle d'arbitrage, et elle est explicite dans le code :

• Un SIRET ou un IBAN validés par leur clé ne sont jamais remplacés.
• Un triplet de montants cohérent l'emporte sur un triplet qui ne l'est pas, d'où qu'il vienne.
• Le modèle ne fait que combler les vides.
• Chaque champ affiche son origine : règles ou modèle.

La capture de la boîte aux lettres#

Relève IMAP d'une adresse dédiée (factures@…) : les pièces jointes PDF et DOCX des messages non lus, dans une fenêtre de jours bornée, entrent dans la corbeille du comptable.

• Automatique à chaque balayage horaire, ou à la demande depuis l'écran.
• Un test de connexion ouvre le dossier et compte ce qui attend — il vérifie l'accès réel, pas seulement l'authentification.
• Aucun message n'est supprimé : la boîte reste la source, le logiciel n'en est qu'un lecteur. Le message est marqué lu — sinon un courriel sans pièce jointe reviendrait à chaque relève — et peut être rangé dans un dossier.
• Le mot de passe est chiffré en base, la connexion chiffrée par défaut, et un certificat auto-signé n'est accepté que si on le demande.

Le parcours d'une facture#

1. Arrivée — dépôt manuel ou relève IMAP. Le fichier est vérifié (type réel, taille), scellé par son empreinte, et dédoublonné.
2. Lecture — les règles extraient ce qu'elles peuvent ; si l'analyse assistée est active, le modèle comble les vides sans écraser ce qui est vérifié.
3. Rapprochement — le tiers est identifié par son SIRET ou son nom.
4. Validation — le comptable relit le formulaire pré-rempli, corrige, valide. La facture est créée ; la pièce lui reste attachée comme justificatif.

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