Pierwsze kroki

Instancja stoi, jesteś zalogowany, a ekran jest pusty. Ta strona proponuje kolejność uruchamiania, która oszczędza poprawek: każdy krok opiera się na poprzednim i żaden nie jest nieodwracalny. Na małą organizację licz godzinę.

Kolejność ma znaczenie

Utwórz strukturę przed pracownikami: przypisanie czterdziestu osób po fakcie robi się jedna po drugiej. Reszta może poczekać.

1. Nazwa i wygląd#

Administracja → Wygląd. Nazwa firmy pojawia się w interfejsie, w wiadomościach, w plikach PDF i w eksportach. Paleta zmienia kolory interfejsu dla wszystkich; to wyłącznie kwestia wyglądu.

2. Struktura#

Administracja → Struktura. Dwa poziomy i tylko dwa:

Dział — pion techniczny, pion handlowy.
Zespół, który należy do działu.

Zespół niesie ze sobą swój dział: przypisanie kogoś do zespołu przypisuje go do działu, niezależnie od tego, które pole wypełnisz. Od razu wyznacz kierowników — to właśnie otwiera przestrzeń kierowniczą, nie ma tu żadnego pola do zaznaczenia.

Dwa poziomy, nie więcej

Schemat organizacyjny o pięciu poziomach to schemat, którego nikt nie aktualizuje. Jeśli Twoja struktura jest głębsza, zrób z pionów działy, a z ich jednostek zespoły: książka adresowa, grafik i zatwierdzenia to zniosą, przeterminowane drzewo nie.

3. Pracownicy#

Administracja → Personel → Dodaj osobę. Może to zrobić tylko administracja — nie ma ani publicznej rejestracji, ani otwartego linku z zaproszeniem.

Pole	Co określa
Adres poczty	Login. Później może go zmienić wyłącznie administracja.
Stopień	Pokazywany w książce adresowej i na listach.
Rodzaj umowy	„Freelance” otwiera ewidencję czasu i stawkę dzienną; pozostałe otwierają urlopy.
Koniec umowy	Opcjonalny. W tym dniu konto zamyka się samo.
Stawka dzienna	Współpracownicy: zasila koszt projektów.
Dział / zespół	Przypisanie. Wystarczy wypełnić zespół.

Hasło tymczasowe pokazuje się jeden raz, na ekranie. Nigdzie nie jest zapisywane i nie da się go odzyskać: przekaż je, a osoba przy pierwszym logowaniu będzie musiała wybrać własne.

Czterdzieści osób naraz#

Import przyjmuje plik CSV. Zrób najpierw podgląd: powie wiersz po wierszu, co zostanie utworzone, a co odrzucone, niczego nie zapisując. Popraw plik, zacznij od nowa i zatwierdź dopiero, gdy podgląd będzie czysty.

4. Uprawnienia#

Administracja → Uprawnienia: cztery uprawnienia przekrojowe przyznawane imiennie — kadry, finanse, informatyka, osoba przyjmująca zgłoszenia. Każdy blok pokazuje swój zakres, zanim klikniesz.

Przyznawaj je oszczędnie. Uprawnienie otwiera całe ekrany, a strona, która je opisuje, mówi dokładnie które.

5. Moduły#

Administracja → Moduły. Siedem modułów opcjonalnych, na początku wszystkie wyłączone: księgowość, płace, fakturowanie elektroniczne, magazyn i zakupy, płynność, środki trwałe, CRM.

Wyłączony moduł nie istnieje: jego przestrzeń odpowiada 404, nie pojawia się w żadnym menu, a jego tabele pozostają puste. Włącz któryś, gdy będzie potrzebny, a nie „na wszelki wypadek”: menu, którego nikt już nie czyta, to menu, w którym nic się nie znajduje. Wyłączenie modułu niczego nie niszczy — dane zostają, ukryte, i wracają po ponownym włączeniu.

6. Rodzaje wniosków#

Wnioski → Rodzaje. Rodzaj wniosku to formularz i ścieżka zatwierdzania: praca zdalna, zakup sprzętu, szkolenie, wyjątkowy wydatek. Zacznij od dwóch, trzech. Te, których nie zdefiniujesz, będą załatwiane mailem, czyli nigdzie.

7. Kopie zapasowe#

Kopie zapasowe. Zrób jedną od razu, póki baza jest mała: będziesz wiedzieć, że mechanizm działa, i zobaczysz, co zawiera archiwum.

Potem skonfiguruj cel zdalny (FTPS albo Google Drive) i odstęp. Archiwum, które zostaje na serwerze, który chroni, nie chroni niczego. W edycji PHP nic nie ruszy bez crona: sprawdź, czy działa.

8. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe#

Bezpieczeństwo. Możesz wymagać go od wszystkich albo tylko od administratorów. Włącz je przynajmniej na własnym koncie, zanim otworzysz instancję współpracownikom, i zachowaj kody zapasowe: to jedyna droga powrotu, jeśli zgubisz telefon.

9. Ogłoszenia#

Administracja → Ogłoszenia. Opublikuj pierwszą wiadomość powitalną, na całą firmę. To zobaczą współpracownicy po zalogowaniu, a to lepsze niż pusty pulpit, który każe myśleć, że narzędzie do niczego nie służy.

10. Otwarcie#

Zanim roześlesz dane logowania, sprawdź sześć rzeczy:

Sprawdzenie	Gdzie
Instancja odpowiada po `https`, nie otwartym tekstem	Pasek adresu
Kopia istnieje, a jej cel zdalny odpowiada	Kopie zapasowe
Przebieg okresowy działa	Edycja PHP: dzienniki crona
Osoba bez uprawnień administratora widzi to, co powinna, i nic więcej	Zaloguj się na konto próbne
Język domyślny jest właściwy	Administracja
Dziennik audytu zapisuje Twoje działania	Bezpieczeństwo

Punkt czwarty jest najważniejszy i najczęściej pomijany: załóż konto próbne bez żadnych uprawnień, zaloguj się na nie i rozejrzyj. To jedyny sposób, by zobaczyć narzędzie tak, jak zobaczą je współpracownicy.

Trzy kolejne tygodnie#

Kiedy	Co
Tydzień 1	Książka adresowa, ogłoszenia, wnioski. Podstawa, której dotyka każdy.
Tydzień 2	Urlopy i grafik: widać, kto jest.
Tydzień 3	Reszta wedle potrzeb — projekty, finanse, wsparcie, jakość.

Otwarcie wszystkiego pierwszego dnia daje narzędzie, którego nikt nie bierze za swoje. Trzy używane przestrzenie są warte więcej niż trzydzieści otwartych.