Erste Schritte

Die Instanz ist installiert, Sie sind angemeldet, und die Maske ist leer. Diese Seite schlägt eine Reihenfolge der Einrichtung vor, die Nacharbeit erspart: jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, und nichts daran ist unumkehrbar. Rechnen Sie für eine kleine Organisation mit einer Stunde.

Die Reihenfolge zählt

Legen Sie die Organisation vor den Mitgliedern an: vierzig Personen im Nachhinein zuzuordnen geht nur einzeln. Der Rest kann warten.

1. Name und Erscheinungsbild#

Administration → Erscheinungsbild. Der Firmenname erscheint in der Oberfläche, in den E-Mails, in den PDF-Dateien und in den Exporten. Die Farbpalette ändert die Farben der Oberfläche für alle; sie ist rein optisch.

2. Die Organisation#

Administration → Organisation. Zwei Ebenen, und nur zwei:

Eine Abteilung — Technik, Vertrieb.
Ein Team, das zu einer Abteilung gehört.

Ein Team trägt seine Abteilung mit sich: wer einem Team zugeordnet wird, ist damit auch der Abteilung zugeordnet, gleich welches Feld Sie ausfüllen. Benennen Sie gleich die Verantwortlichen — das öffnet den Führungsbereich, ein Häkchen dafür gibt es nicht.

Zwei Ebenen, nicht mehr

Ein Organigramm mit fünf Ebenen ist ein Organigramm, das niemand aktuell hält. Ist Ihre Struktur tiefer, machen Sie aus Ihren Bereichen Abteilungen und aus deren Einheiten Teams: Verzeichnis, Planung und Genehmigungen kommen damit zurecht, ein veralteter Baum nicht.

3. Die Mitglieder#

Administration → Personal → Mitglied hinzufügen. Nur die Administration kann das — es gibt weder eine öffentliche Anmeldung noch einen offenen Einladungslink.

Feld	Was es bestimmt
E-Mail-Adresse	Die Anmeldekennung. Danach kann sie nur die Administration ändern.
Stufe	Wird im Verzeichnis und in den Listen angezeigt.
Vertragsart	„Freiberuflich“ öffnet Zeiterfassung und Tagessatz; die anderen öffnen den Urlaub.
Vertragsende	Optional. An diesem Tag schließt sich das Konto von selbst.
Tagessatz	Freiberufliche: fließt in die Projektkosten ein.
Abteilung / Team	Die Zuordnung. Das Team auszufüllen genügt.

Ein vorläufiges Passwort wird einmal angezeigt, auf dem Bildschirm. Es wird nirgends festgehalten und lässt sich nicht wiederfinden: geben Sie es weiter, und das Mitglied muss bei der ersten Anmeldung ein eigenes wählen.

Vierzig Personen auf einmal#

Import nimmt eine CSV-Datei. Machen Sie zuerst die Vorschau: sie sagt Zeile für Zeile, was angelegt und was abgewiesen wird, ohne irgendetwas zu schreiben. Korrigieren Sie die Datei, beginnen Sie von vorn, und bestätigen Sie erst, wenn die Vorschau sauber ist.

4. Die Rechte#

Administration → Rechte: vier übergreifende Rechte, namentlich zu vergeben — Personal, Verwaltung, IT, Meldestelle. Jeder Block zeigt seine Reichweite, bevor Sie klicken.

Vergeben Sie sie sparsam. Ein Recht öffnet ganze Masken, und die Seite, die sie aufführt, sagt genau welche.

5. Die Module#

Administration → Module. Sieben optionale Module, anfangs alle ausgeschaltet: Buchhaltung, Lohnabrechnung, elektronische Rechnungsstellung, Lager und Einkauf, Liquidität, Anlagevermögen, CRM.

Ein ausgeschaltetes Modul existiert nicht: sein Bereich antwortet 404, es taucht in keinem Menü auf, und seine Tabellen bleiben leer. Schalten Sie eines ein, wenn Sie es brauchen, nicht „für alle Fälle“: ein Menü, das niemand mehr liest, ist ein Menü, in dem man nichts findet. Ein Modul auszuschalten zerstört nichts — die Daten bleiben verborgen erhalten und kommen zurück, wenn Sie es wieder einschalten.

6. Die Antragsarten#

Anträge → Arten. Eine Antragsart ist ein Formular und ein Genehmigungsweg: Homeoffice, Materialkauf, Fortbildung, eine außergewöhnliche Spesenabrechnung. Beginnen Sie mit zwei oder drei. Was Sie nicht festlegen, wird per E-Mail bearbeitet, also nirgends.

7. Die Sicherungen#

Sicherungen. Machen Sie sofort eine, solange die Datenbank klein ist: Sie wissen dann, dass der Mechanismus funktioniert, und Sie sehen, was das Archiv enthält.

Richten Sie danach das entfernte Ziel ein (FTPS oder Google Drive) und den Abstand. Ein Archiv, das auf dem Server bleibt, den es schützt, schützt nichts. In der PHP-Edition passiert ohne den Cron gar nichts: prüfen Sie, dass er läuft.

8. Die Zweifaktor-Anmeldung#

Sicherheit. Sie können sie von allen verlangen oder nur von der Administration. Schalten Sie sie mindestens für Ihr eigenes Konto ein, bevor Sie die Instanz für Kolleginnen und Kollegen öffnen, und bewahren Sie die Wiederherstellungscodes auf: sie sind der einzige Weg zurück, wenn Sie das Telefon verlieren.

9. Die Mitteilungen#

Administration → Mitteilungen. Veröffentlichen Sie eine erste Begrüßung, unternehmensweit. Das sehen Ihre Kolleginnen und Kollegen beim Anmelden, und es ist besser als eine leere Übersicht, die den Eindruck erweckt, das Werkzeug tauge zu nichts.

10. Öffnen#

Bevor Sie die Zugangsdaten verschicken, prüfen Sie diese sechs Punkte:

Prüfung	Wo
Die Instanz antwortet über `https`, nicht im Klartext	Adresszeile
Eine Sicherung besteht, und ihr entferntes Ziel antwortet	Sicherungen
Der periodische Durchlauf läuft	PHP-Edition: die Cron-Protokolle
Ein Mitglied ohne Administrationsrechte sieht, was es sehen soll, und sonst nichts	Melden Sie sich mit einem Testkonto an
Die Standardsprache stimmt	Administration
Das Prüfprotokoll hält Ihre Handlungen fest	Sicherheit

Der vierte Punkt ist der wichtigste und der am häufigsten übersprungene: legen Sie ein Testkonto ganz ohne Rechte an, melden Sie sich damit an und sehen Sie sich um. Nur so sehen Sie das Werkzeug so, wie Ihre Kolleginnen und Kollegen es sehen werden.

Die drei Wochen danach#

Wann	Was
Woche 1	Verzeichnis, Mitteilungen, Anträge. Die Grundlage, die alle anfassen.
Woche 2	Urlaub und Planung: man sieht, wer da ist.
Woche 3	Der Rest nach Bedarf — Projekte, Verwaltung, Support, Qualität.

Alles am ersten Tag zu öffnen ergibt ein Werkzeug, das sich niemand zu eigen macht. Drei genutzte Bereiche sind mehr wert als dreißig geöffnete.