Primeiros passos

A instância está instalada, entrou na conta, e o ecrã está vazio. Esta página propõe uma ordem de arranque que evita refazer trabalho: cada passo assenta no anterior, e nada nele é irreversível. Conte uma hora para uma estrutura pequena.

A ordem conta

Crie a organização antes dos membros: afetar quarenta pessoas depois faz-se uma a uma. O resto pode esperar.

1. O nome e o aspeto#

Administração → Aspeto. O nome da empresa aparece na interface, nos correios, nos PDF e nas exportações. A paleta muda as cores da interface para toda a gente; é puramente visual.

2. A organização#

Administração → Organização. Dois níveis, e só dois:

Um departamento — a direção técnica, a direção comercial.
Uma equipa, que pertence a um departamento.

Uma equipa leva consigo o seu departamento: afetar alguém a uma equipa afeta-o ao departamento, seja qual for o campo preenchido. Nomeie os responsáveis de caminho — é isso que abre o espaço de chefia, não há caixa para assinalar.

Dois níveis, não mais

Um organograma de cinco níveis é um organograma que ninguém mantém atualizado. Se a sua estrutura é mais profunda, faça das suas direções departamentos e das unidades destas equipas: o diretório, o planeamento e as aprovações dão-se bem com isso, uma árvore desatualizada não.

3. Os membros#

Administração → Pessoal → Adicionar um membro. Só a administração o pode fazer — não há inscrição pública nem ligação de convite aberta.

Campo	O que determina
Endereço de correio	O identificador de acesso. Depois, só a administração o pode mudar.
Categoria	Mostrada no diretório e nas listas.
Tipo de contrato	«Freelance» abre o registo de tempo e a tarifa diária; os outros abrem as férias.
Fim de contrato	Facultativo. Nessa data, a conta fecha-se sozinha.
Tarifa diária	Freelancers: alimenta o custo dos projetos.
Departamento / equipa	A afetação. Preencher a equipa basta.

Uma palavra-passe temporária é mostrada uma vez, no ecrã. Não fica escrita em lado nenhum e não se recupera: transmita-a, e o membro terá de escolher outra no primeiro acesso.

Quarenta pessoas de uma vez#

Importação aceita um CSV. Faça primeiro a pré-visualização: diz, linha a linha, o que será criado e o que será recusado, sem escrever nada. Corrija o ficheiro, recomece, e só confirme quando a pré-visualização estiver limpa.

4. As permissões#

Administração → Permissões: quatro permissões transversais a conceder nominalmente — recursos humanos, gestão, informática, responsável pelas denúncias. Cada bloco mostra o seu âmbito antes de clicar.

Conceda-as a conta-gotas. Uma permissão abre ecrãs inteiros, e a página que as detalha diz exatamente quais.

5. Os módulos#

Administração → Módulos. Sete módulos opcionais, todos apagados de início: contabilidade, vencimentos, faturação eletrónica, existências e compras, tesouraria, imobilizado, CRM.

Um módulo apagado não existe: o seu espaço responde 404, não aparece em menu nenhum, e as suas tabelas ficam vazias. Ligue um quando lhe fizer falta, não «por via das dúvidas»: um menu que já ninguém lê é um menu onde nada se encontra. Apagar um módulo não destrói nada — os dados ficam, escondidos, e voltam se o ligar outra vez.

6. Os tipos de pedido#

Pedidos → Tipos. Um tipo de pedido é um formulário e um circuito de aprovação: teletrabalho, compra de material, formação, uma despesa excecional. Comece por dois ou três. Os que não definir serão tratados por correio, ou seja, em lado nenhum.

7. As cópias de segurança#

Cópias de segurança. Faça uma já, enquanto a base é pequena: saberá que o mecanismo funciona, e verá o que contém o arquivo.

Depois configure o destino remoto (FTPS ou Google Drive) e o intervalo. Um arquivo que fica no servidor que protege não protege nada. Na edição PHP nada arranca sem o cron: verifique que está a correr.

8. A dupla autenticação#

Segurança. Pode exigi-la a todos, ou só aos administradores. Ative-a pelo menos na sua própria conta antes de abrir a instância aos colegas, e guarde os códigos de recuperação: são a única forma de entrar se perder o telemóvel.

9. As notícias#

Administração → Notícias. Publique uma primeira mensagem de boas-vindas, com alcance de empresa. É o que os seus colegas verão ao entrar, e vale mais do que um painel vazio que dá a entender que a ferramenta não serve para nada.

10. Abrir#

Antes de enviar as credenciais, verifique estes seis pontos:

Verificação	Onde
A instância responde em `https`, não em claro	Barra de endereço
Existe uma cópia e o seu destino remoto responde	Cópias de segurança
A varredura periódica está a correr	Edição PHP: os registos do cron
Um membro não administrador vê o que deve, e nada mais	Entre com uma conta de ensaio
O idioma predefinido é o certo	Administração
O registo de auditoria anota os seus gestos	Segurança

O quarto ponto é o mais importante e o mais vezes saltado: crie uma conta de ensaio sem permissão nenhuma, entre com ela e dê uma volta. É a única forma de ver a ferramenta como os seus colegas a verão.

As três semanas seguintes#

Quando	O quê
Semana 1	Diretório, notícias, pedidos. A base em que toda a gente toca.
Semana 2	Férias e planeamento: vê-se quem está.
Semana 3	O resto conforme as necessidades — projetos, gestão, apoio, qualidade.

Abrir tudo no primeiro dia dá uma ferramenta que ninguém faz sua. Três espaços usados valem mais do que trinta abertos.