Eerste stappen

De instantie staat er, u bent ingelogd, en het scherm is leeg. Deze pagina stelt een volgorde van inrichten voor die overdoen voorkomt: elke stap bouwt op de vorige, en niets eraan is onomkeerbaar. Reken op een uur voor een kleine organisatie.

De volgorde doet ertoe

Maak de organisatie aan vóór de leden: veertig mensen achteraf indelen gaat één voor één. De rest kan wachten.

1. De naam en het uiterlijk#

Beheer → Uiterlijk. De bedrijfsnaam verschijnt in de interface, de e-mails, de PDF's en de exports. Het kleurenpalet verandert de kleuren voor iedereen; het is puur visueel.

2. De organisatie#

Beheer → Organisatie. Twee niveaus, en niet meer:

Een afdeling — techniek, verkoop.
Een team, dat bij een afdeling hoort.

Een team draagt zijn afdeling mee: iemand bij een team indelen deelt hem ook bij de afdeling in, welk veld u ook invult. Benoem meteen de verantwoordelijken — dat opent de leidinggevendenruimte; een vinkje daarvoor bestaat niet.

Twee niveaus, niet meer

Een organogram met vijf niveaus is een organogram dat niemand bijhoudt. Is uw structuur dieper, maak dan van uw directies afdelingen en van hun eenheden teams: het smoelenboek, de planning en de goedkeuringen kunnen daarmee overweg, een verouderde boom niet.

3. De leden#

Beheer → Personeel → Lid toevoegen. Alleen het beheer kan dat — er is geen openbare aanmelding en geen open uitnodigingslink.

Veld	Wat het bepaalt
E-mailadres	De inlognaam. Daarna kan alleen het beheer hem wijzigen.
Schaal	Wordt getoond in het smoelenboek en in de lijsten.
Contractsoort	"Freelance" opent urenregistratie en dagtarief; de andere openen het verlof.
Einde contract	Facultatief. Op die datum sluit het account zichzelf.
Dagtarief	Freelancers: voedt de kostprijs van projecten.
Afdeling / team	De indeling. Het team invullen volstaat.

Een tijdelijk wachtwoord verschijnt één keer op het scherm. Het wordt nergens vastgelegd en is niet terug te halen: geef het door, en het lid moet er bij de eerste aanmelding zelf een kiezen.

Veertig mensen in één keer#

Import neemt een CSV. Doe eerst de voorbeschouwing: die zegt regel voor regel wat er wordt aangemaakt en wat wordt geweigerd, zonder iets weg te schrijven. Verbeter het bestand, begin opnieuw, en bevestig pas als de voorbeschouwing schoon is.

4. De rechten#

Beheer → Rechten: vier overkoepelende rechten, bij naam toe te kennen — personeelszaken, financiën, ICT, vertrouwenspersoon. Elk blok toont zijn reikwijdte voordat u klikt.

Ken ze met mate toe. Een recht opent hele schermen, en de pagina die ze opsomt zegt precies welke.

5. De modules#

Beheer → Modules. Zeven optionele modules, aanvankelijk allemaal uit: boekhouding, loonadministratie, elektronische facturatie, voorraad en inkoop, liquiditeit, vaste activa, CRM.

Een uitgeschakelde module bestaat niet: zijn ruimte antwoordt 404, hij staat in geen enkel menu, en zijn tabellen blijven leeg. Zet er een aan wanneer u hem nodig hebt, niet "voor het geval dat": een menu dat niemand meer leest, is een menu waarin niets te vinden is. Een module uitzetten vernietigt niets — de gegevens blijven verborgen staan en komen terug zodra u hem weer aanzet.

6. De aanvraagsoorten#

Aanvragen → Soorten. Een aanvraagsoort is een formulier en een goedkeuringstraject: thuiswerk, aanschaf van materiaal, opleiding, een uitzonderlijke onkostennota. Begin met twee of drie. Wat u niet vastlegt, wordt per e-mail afgehandeld, dat wil zeggen nergens.

7. De back-ups#

Back-ups. Maak er meteen een, nu de database nog klein is: dan weet u dat het mechanisme werkt, en ziet u wat er in het archief zit.

Stel daarna de externe bestemming in (FTPS of Google Drive) en het interval. Een archief dat blijft staan op de server die het beschermt, beschermt niets. In de PHP-editie gebeurt er niets zonder de cron: controleer of die draait.

8. Tweestapsverificatie#

Beveiliging. U kunt haar van iedereen verlangen, of alleen van beheerders. Zet ze op zijn minst aan voor uw eigen account voordat u de instantie voor collega's opent, en bewaar de herstelcodes: zij zijn de enige weg terug als u de telefoon kwijtraakt.

9. De mededelingen#

Beheer → Mededelingen. Plaats een eerste welkomstbericht, bedrijfsbreed. Dat is wat uw collega's bij het inloggen zien, en dat is beter dan een leeg dashboard dat de indruk wekt dat het hulpmiddel nergens goed voor is.

10. Openstellen#

Controleer deze zes punten voordat u de inloggegevens verstuurt:

Controle	Waar
De instantie antwoordt via `https`, niet onversleuteld	Adresbalk
Er is een back-up en zijn externe bestemming antwoordt	Back-ups
De periodieke ronde draait	PHP-editie: de cron-logs
Een lid zonder beheerrechten ziet wat het moet zien, en niets meer	Log in met een testaccount
De standaardtaal klopt	Beheer
Het auditlogboek legt uw handelingen vast	Beveiliging

Het vierde punt is het belangrijkste en wordt het vaakst overgeslagen: maak een testaccount zonder enig recht, log ermee in en loop rond. Alleen zo ziet u het hulpmiddel zoals uw collega's het zullen zien.

De drie weken daarna#

Wanneer	Wat
Week 1	Smoelenboek, mededelingen, aanvragen. De basis waar iedereen aan komt.
Week 2	Verlof en planning: je ziet wie er is.
Week 3	De rest naar behoefte — projecten, financiën, ondersteuning, kwaliteit.

Alles op dag één openzetten levert een hulpmiddel op dat niemand zich eigen maakt. Drie gebruikte ruimtes zijn meer waard dan dertig opengezette.