Primi passi

L'istanza è installata, siete entrati, e lo schermo è vuoto. Questa pagina propone un ordine di avvio che evita di rifare il lavoro: ogni passo si appoggia al precedente, e nulla in esso è irreversibile. Calcolate un'ora per una struttura piccola.

L'ordine conta

Create l'organizzazione prima dei membri: inquadrare quaranta persone dopo si fa una per una. Il resto può aspettare.

1. Il nome e l'aspetto#

Amministrazione → Aspetto. Il nome dell'azienda compare nell'interfaccia, nelle email, nei PDF e nelle esportazioni. La tavolozza cambia i colori dell'interfaccia per tutti; è puramente visiva.

2. L'organizzazione#

Amministrazione → Organizzazione. Due livelli, e due soltanto:

Un servizio — la direzione tecnica, la direzione commerciale.
Una squadra, che appartiene a un servizio.

Una squadra porta con sé il proprio servizio: inquadrare qualcuno in una squadra lo inquadra nel servizio, qualunque campo compiliate. Nominate i responsabili strada facendo: è ciò che apre lo spazio dei responsabili, non c'è casella da spuntare.

Due livelli, non di più

Un organigramma a cinque livelli è un organigramma che nessuno tiene aggiornato. Se la vostra struttura è più profonda, fate delle vostre direzioni dei servizi e delle loro unità delle squadre: la rubrica, la pianificazione e le approvazioni se ne accontentano, un albero scaduto no.

3. I membri#

Amministrazione → Personale → Aggiungi un membro. Solo l'amministrazione può farlo: non c'è iscrizione pubblica né collegamento d'invito aperto.

Campo	Che cosa determina
Indirizzo di posta	L'identificativo d'accesso. Poi lo può cambiare solo l'amministrazione.
Livello	Mostrato nella rubrica e negli elenchi.
Tipo di contratto	«Freelance» apre il conteggio delle ore e la tariffa giornaliera; gli altri aprono le ferie.
Fine contratto	Facoltativa. A quella data l'account si chiude da solo.
Tariffa giornaliera	Freelance: alimenta il costo dei progetti.
Servizio / squadra	L'inquadramento. Basta compilare la squadra.

Una password temporanea compare una volta sola, a schermo. Non è scritta da nessuna parte e non si recupera: trasmettetela, e il membro dovrà sceglierne un'altra al primo accesso.

Quaranta persone in una volta#

Importazione accetta un CSV. Fate prima l'anteprima: dice, riga per riga, che cosa sarà creato e che cosa sarà rifiutato, senza scrivere nulla. Correggete il file, ricominciate, e confermate solo quando l'anteprima è pulita.

4. I diritti#

Amministrazione → Diritti: quattro diritti trasversali da concedere a una persona per nome — risorse umane, gestione, informatica, referente delle segnalazioni. Ogni blocco mostra la propria portata prima che clicchiate.

Concedeteli con il contagocce. Un diritto apre schermate intere, e la pagina che li dettaglia dice esattamente quali.

5. I moduli#

Amministrazione → Moduli. Sette moduli opzionali, tutti spenti all'inizio: contabilità, buste paga, fatturazione elettronica, magazzino e acquisti, tesoreria, immobilizzazioni, CRM.

Un modulo spento non esiste: il suo spazio risponde 404, non compare in nessun menu, e le sue tabelle restano vuote. Accendetene uno quando vi serve, non «per sicurezza»: un menu che nessuno legge più è un menu in cui non si trova nulla. Spegnere un modulo non distrugge nulla: i dati restano, nascosti, e tornano se lo riaccendete.

6. I tipi di richiesta#

Richieste → Tipi. Un tipo di richiesta è un modulo e un circuito di approvazione: lavoro da remoto, acquisto di materiale, formazione, una nota spese eccezionale. Cominciate con due o tre. Quelli che non definirete si tratteranno via email, cioè da nessuna parte.

7. I backup#

Backup. Fatene uno subito, finché la banca dati è piccola: saprete che il meccanismo funziona, e vedrete che cosa contiene l'archivio.

Poi configurate la destinazione remota (FTPS o Google Drive) e l'intervallo. Un archivio rimasto sul server che protegge non protegge nulla. Nell'edizione PHP nulla parte senza il cron: verificate che giri.

8. La doppia autenticazione#

Sicurezza. Potete esigerla da tutti, o dai soli amministratori. Attivatela almeno sul vostro account prima di aprire l'istanza ai colleghi, e conservate i codici di recupero: sono l'unico modo di rientrare se perdete il telefono.

9. Le comunicazioni#

Amministrazione → Comunicazioni. Pubblicate un primo messaggio di benvenuto, a portata aziendale. È ciò che i vostri colleghi vedranno entrando, e vale più di un cruscotto vuoto che lascia credere che lo strumento non serva a niente.

10. Aprire#

Prima di inviare le credenziali, verificate questi sei punti:

Verifica	Dove
L'istanza risponde in `https`, non in chiaro	Barra degli indirizzi
Un backup esiste e la sua destinazione remota risponde	Backup
La scansione periodica gira	Edizione PHP: i registri del cron
Un membro non amministratore vede ciò che deve, e nulla di più	Entrate con un account di prova
La lingua predefinita è quella giusta	Amministrazione
Il registro di audit annota i vostri gesti	Sicurezza

Il quarto punto è il più importante e il più spesso saltato: create un account di prova senza alcun diritto, entrate con quello e fate un giro. È l'unico modo di vedere lo strumento come lo vedranno i vostri colleghi.

Le tre settimane seguenti#

Quando	Che cosa
Settimana 1	Rubrica, comunicazioni, richieste. La base che tutti toccano.
Settimana 2	Ferie e pianificazione: si vede chi c'è.
Settimana 3	Il resto secondo i vostri bisogni — progetti, gestione, assistenza, qualità.

Aprire tutto il primo giorno dà uno strumento che nessuno fa proprio. Tre spazi usati valgono più di trenta aperti.