最初の一歩

導入は済み、ログインもできて、画面は空です。このページは、やり直しを避けられる順序を示します。どの段階も前の段階の上に積み上がり、取り返しのつかないものは一つもありません。小さな組織なら一時間ほどです。

順序が効いてきます

組織は、メンバーより先に作ってください。四十人を後から所属させるのは、一人ずつの作業になります。ほかは後回しで構いません。

1. 名前と見た目#

管理 → 外観。会社名は画面、メール、PDF、書き出しに現れます。配色は全員の画面の色を変えるもので、見た目だけの設定です。

2. 組織#

管理 → 組織。階層は二つ、それだけです。

部門 —— 技術本部、営業本部。
チーム。いずれかの部門に属します。

チームは自分の部門を連れてきます。誰かをチームに入れれば、その人は部門にも属します。どちらの欄を埋めても同じです。ついでに責任者も任命してください。管理者の画面はそれで開きます。そのためのチェックボックスはありません。

二階層まで

五階層の組織図とは、誰も最新に保たない組織図のことです。組織がもっと深いなら、本部を部門に、その下の単位をチームにしてください。名簿も予定表も承認も、それで十分に回ります。古びた樹形図では回りません。

3. メンバー#

管理 → 人員 → メンバーを追加。これができるのは管理者だけです。一般公開の登録も、誰でも使える招待リンクもありません。

項目	何を決めるか
メールアドレス	ログインの識別子。あとから変えられるのは管理者だけです。
等級	名簿や一覧に表示されます。
契約の種類	「フリーランス」は勤怠と人日単価を開きます。それ以外は休暇を開きます。
契約の終了日	任意。その日が来ると、アカウントはひとりでに閉じます。
人日単価	フリーランスの場合、案件の原価に反映されます。
部門／チーム	所属。チームを入れておけば十分です。

仮のパスワードは画面に一度だけ表示されます。どこにも控えられず、あとから取り出すこともできません。本人に渡してください。初回ログインで別のものを選んでもらいます。

四十人をまとめて#

取り込みは CSV を受け取ります。まず下読みを実行してください。一行ずつ、何が作られ何がはねられるかを、何も書き込まずに示します。ファイルを直してやり直し、下読みがきれいになってから確定します。

4. 権限#

管理 → 権限。名指しで与える横断的な権限が四つ —— 人事、経理、情報システム、通報窓口。各区画は、押す前にその及ぶ範囲を示します。

出し惜しみしてください。権限は画面をまるごと開きます。何が開くかは権限を詳しく述べたページが正確に述べています。

5. モジュール#

管理 → モジュール。任意のモジュールが七つ、最初はすべて切ってあります。会計、給与、電子請求、在庫と購買、資金管理、固定資産、CRM。

切ってあるモジュールは存在しません。その画面は 404 を返し、どのメニューにも出ず、テーブルも空のままです。必要になったときに入れてください。「念のため」は避けましょう。誰も読まなくなったメニューとは、何も見つからないメニューのことです。切っても何も壊れません。データは隠れたまま残り、また入れれば戻ってきます。

6. 申請の種類#

申請 → 種類。申請の種類とは、一つの様式と一つの承認経路のことです。在宅勤務、備品の購入、研修、臨時の経費。まずは二つ三つから。決めなかったものはメールで処理される、つまりどこにも残りません。

7. バックアップ#

バックアップ。データベースが小さいうちに、すぐ一つ取ってください。仕組みが動くことが分かり、書庫に何が入るかも見えます。

次に外部の保管先（FTPS か Google Drive）と間隔を設定します。守る相手と同じサーバーに残る書庫は、何も守りません。PHP 版では定期実行がなければ何も起きません。動いているか確かめてください。

8. 二要素認証#

セキュリティ。全員に求めることも、管理者だけに求めることもできます。同僚に開く前に、せめて自分のアカウントで有効にし、再発行コードを保管してください。端末をなくしたとき、戻る道はそれだけです。

9. お知らせ#

管理 → お知らせ。全社宛てに、最初の挨拶を出してください。同僚がログインして最初に目にするのがそれです。何の役にも立たなそうに見える空の画面より、ずっとましです。

10. 開く#

認証情報を配る前に、次の六点を確かめてください。

確認	どこで
平文ではなく `https` で応答している	アドレス欄
バックアップがあり、外部の保管先も応答する	バックアップ
定期的な見回りが動いている	PHP 版：定期実行の記録
管理者でないメンバーが、見るべきものだけを見ている	お試しアカウントでログイン
既定の言語が正しい	管理
監査記録があなたの操作を残している	セキュリティ

四つめが最も大切で、最もよく飛ばされます。権限を一つも持たないお試しアカウントを作り、それでログインして歩き回ってください。同僚の目で製品を見る方法は、これだけです。

そのあとの三週間#

いつ	何を
一週目	名簿、お知らせ、申請。全員が触れる土台。
二週目	休暇と予定表。誰がいるのかが見えるようになります。
三週目	残りは必要に応じて —— 案件、経理、問い合わせ、品質。

初日にすべて開くと、誰も自分のものだと思わない道具ができあがります。使われている三つの画面は、開いてあるだけの三十の画面に勝ります。