Premiers pas

L'instance est installée, vous êtes connecté, et l'écran est vide. Cette page propose un ordre de mise en route qui évite les reprises : chaque étape s'appuie sur la précédente, et rien n'y est irréversible. Comptez une heure pour une petite structure.

L'ordre compte

Créez l'organisation avant les membres : rattacher quarante personnes après coup se fait une par une. Le reste peut attendre.

1. Le nom et l'apparence#

Administration → Apparence. Le nom de l'entreprise apparaît dans l'interface, les courriels, les PDF et les exports. La palette change les couleurs de l'interface pour tout le monde ; elle est purement visuelle.

2. L'organisation#

Administration → Organisation. Deux niveaux, et deux seulement :

Un service — la direction technique, la direction commerciale.
Une équipe, qui appartient à un service.

Une équipe porte son service : rattacher quelqu'un à une équipe le rattache au service, quel que soit le champ rempli. Nommez les responsables au passage — c'est ce qui ouvre l'espace manager, il n'y a pas de case à cocher pour cela.

Deux niveaux, pas plus

Un organigramme à cinq niveaux est un organigramme qu'on ne tient pas à jour. Si votre structure est plus profonde, faites de vos directions des services et de leurs équipes des équipes : l'annuaire, le planning et les approbations s'en accommodent, un arbre périmé non.

3. Les membres#

Administration → Personnel → Ajouter un membre. Seule l'administration peut le faire — il n'y a ni inscription publique, ni lien d'invitation.

Champ	Ce qu'il détermine
Adresse de messagerie	L'identifiant de connexion. Modifiable ensuite par l'administration seule.
Grade	Affiché dans l'annuaire et les listes.
Type de contrat	« Freelance » ouvre le suivi du temps et le TJM ; les autres ouvrent les congés.
Fin de contrat	Facultatif. À cette date, le compte se ferme tout seul.
TJM	Freelances : sert au coût des projets.
Service / équipe	Le rattachement. Remplir l'équipe suffit.

Un mot de passe temporaire s'affiche une fois, à l'écran. Il n'est écrit nulle part et ne se retrouve pas : transmettez-le, et le membre devra en choisir un autre à sa première connexion.

Quarante personnes d'un coup#

Import accepte un CSV. Faites d'abord la prévisualisation : elle dit, ligne par ligne, ce qui sera créé et ce qui sera refusé, sans rien écrire. Corrigez le fichier, recommencez, et ne validez que quand la prévisualisation est propre.

4. Les droits#

Administration → Droits, quatre droits transverses à accorder nommément : RH, gestion, informatique, référent d'alerte. Chaque bloc affiche sa portée avant que vous ne cliquiez.

Accordez-les au compte-gouttes. Un droit ouvre des écrans entiers, et la page qui les détaille dit exactement lesquels.

5. Les modules#

Administration → Modules. Sept modules optionnels, tous éteints au départ : comptabilité, paie, facturation électronique, stock et achats, trésorerie, immobilisations, CRM.

Un module éteint n'existe pas : son espace répond 404, il n'apparaît dans aucun menu, et ses tables restent vides. Allumez-en un quand vous en avez l'usage, pas « au cas où » : un menu qu'on ne lit plus est un menu dans lequel on ne trouve rien. Éteindre un module ne détruit rien — les données restent, cachées, et reviennent si vous le rallumez.

6. Les types de demande#

Demandes → Types. Un type de demande, c'est un formulaire et un circuit d'approbation : télétravail, achat de matériel, formation, note de frais exceptionnelle. Commencez par deux ou trois. Ceux que vous n'aurez pas définis se traiteront par courriel, c'est-à-dire nulle part.

7. Les sauvegardes#

Sauvegardes. Faites-en une tout de suite, pendant que la base est petite : vous saurez que le mécanisme fonctionne, et vous verrez ce que contient l'archive.

Puis configurez la destination distante (FTPS ou Google Drive) et l'intervalle. Une archive restée sur le serveur qu'elle protège ne protège de rien. En édition PHP, rien ne se déclenche sans le cron : vérifiez qu'il tourne.

8. La double authentification#

Sécurité. Vous pouvez l'exiger de tous, ou des seuls administrateurs. Activez-la au moins sur votre propre compte avant d'ouvrir l'instance à vos collègues, et conservez les codes de secours : ils sont la seule façon de rentrer si vous perdez le téléphone.

9. Les actualités#

Administration → Actualités. Publiez un premier message d'accueil, à portée entreprise. C'est ce que vos collègues verront en se connectant, et cela vaut mieux qu'un tableau de bord vide qui laisse croire que l'outil ne sert à rien.

10. Ouvrir#

Avant d'envoyer les identifiants, vérifiez ces six points :

Vérification	Où
L'instance répond en `https`, pas en clair	Barre d'adresse
Une sauvegarde existe et sa destination distante répond	Sauvegardes
Le balayage périodique tourne	Édition PHP : les journaux du cron
Un membre non-administrateur voit ce qu'il doit voir, et rien d'autre	Connectez-vous avec un compte d'essai
La langue par défaut est la bonne	Administration
Le journal d'audit enregistre vos gestes	Sécurité

Le quatrième point est le plus important, et le plus souvent sauté : créez un compte d'essai sans aucun droit, connectez-vous avec, et promenez-vous. C'est la seule façon de voir l'outil comme vos collègues le verront.

Les trois semaines suivantes#

Quand	Quoi
Semaine 1	Annuaire, actualités, demandes. Le socle que tout le monde touche.
Semaine 2	Congés et planning : on voit qui est là.
Semaine 3	Le reste selon vos besoins — projets, gestion, support, qualité.

Tout ouvrir le premier jour donne un outil que personne ne s'approprie. Trois espaces utilisés valent mieux que trente ouverts.