Primeros pasos

La instancia está instalada, usted ha entrado, y la pantalla está vacía. Esta página propone un orden de puesta en marcha que evita rehacer el trabajo: cada paso se apoya en el anterior, y nada en él es irreversible. Cuente una hora para una estructura pequeña.

El orden importa

Cree la organización antes que los miembros: adscribir a cuarenta personas después se hace una por una. El resto puede esperar.

1. El nombre y la apariencia#

Administración → Apariencia. El nombre de la empresa aparece en la interfaz, los correos, los PDF y las exportaciones. La paleta cambia los colores de la interfaz para todo el mundo; es puramente visual.

2. La organización#

Administración → Organización. Dos niveles, y solo dos:

Un departamento: dirección técnica, dirección comercial.
Un equipo, que pertenece a un departamento.

Un equipo lleva consigo su departamento: adscribir a alguien a un equipo lo adscribe al departamento, sea cual sea el campo que rellene. Nombre a los responsables de paso: eso es lo que abre el espacio de mando, no hay casilla que marcar.

Dos niveles, no más

Un organigrama de cinco niveles es un organigrama que nadie mantiene al día. Si su estructura es más profunda, haga departamentos de sus direcciones y equipos de sus unidades: el directorio, la planificación y las aprobaciones lo asumen sin problema; un árbol caducado no.

3. Los miembros#

Administración → Personal → Añadir un miembro. Solo la administración puede hacerlo: no hay registro público ni enlace de invitación abierto.

Campo	Qué determina
Dirección de correo	El identificador de acceso. Después, solo la administración puede cambiarlo.
Categoría	Se muestra en el directorio y en las listas.
Tipo de contrato	«Freelance» abre el control de tiempo y la tarifa diaria; los demás abren las vacaciones.
Fin de contrato	Opcional. En esa fecha, la cuenta se cierra sola.
Tarifa diaria	Autónomos: alimenta el coste de los proyectos.
Departamento / equipo	La adscripción. Basta con rellenar el equipo.

Una contraseña temporal se muestra una sola vez, en pantalla. No se escribe en ninguna parte y no se recupera: transmítala, y el miembro deberá elegir otra en su primer acceso.

Cuarenta personas de golpe#

Importación acepta un CSV. Haga primero la previsualización: dice, línea por línea, qué se creará y qué se rechazará, sin escribir nada. Corrija el archivo, vuelva a empezar, y confirme solo cuando la previsualización esté limpia.

4. Los permisos#

Administración → Permisos: cuatro permisos transversales que se conceden a una persona concreta —RR. HH., gestión, informática, referente de alertas—. Cada bloque muestra su alcance antes de que usted haga clic.

Concédalos con cuentagotas. Un permiso abre pantallas enteras, y la página que los detalla dice exactamente cuáles.

5. Los módulos#

Administración → Módulos. Siete módulos opcionales, todos apagados al principio: contabilidad, nóminas, facturación electrónica, stock y compras, tesorería, inmovilizado, CRM.

Un módulo apagado no existe: su espacio responde 404, no aparece en ningún menú y sus tablas quedan vacías. Encienda uno cuando le haga falta, no «por si acaso»: un menú que ya nadie lee es un menú en el que no se encuentra nada. Apagar un módulo no destruye nada: los datos quedan, ocultos, y vuelven si lo enciende de nuevo.

6. Los tipos de solicitud#

Solicitudes → Tipos. Un tipo de solicitud es un formulario y un circuito de aprobación: teletrabajo, compra de material, formación, gasto excepcional. Empiece por dos o tres. Los que no defina se tramitarán por correo, es decir, en ninguna parte.

7. Las copias de seguridad#

Copias de seguridad. Haga una enseguida, mientras la base es pequeña: sabrá que el mecanismo funciona, y verá qué contiene el archivo.

Luego configure el destino remoto (FTPS o Google Drive) y el intervalo. Un archivo que se queda en el servidor que protege no protege nada. En la edición PHP nada se dispara sin el cron: compruebe que funciona.

8. La doble autenticación#

Seguridad. Puede exigirla a todos, o solo a los administradores. Actívela al menos en su propia cuenta antes de abrir la instancia a sus compañeros, y conserve los códigos de recuperación: son la única forma de entrar si pierde el teléfono.

9. Las noticias#

Administración → Noticias. Publique un primer mensaje de bienvenida, con alcance de empresa. Es lo que verán sus compañeros al entrar, y vale más que un panel vacío que hace pensar que la herramienta no sirve para nada.

10. Abrir#

Antes de enviar las credenciales, compruebe estos seis puntos:

Comprobación	Dónde
La instancia responde por `https`, no en claro	Barra de direcciones
Existe una copia y su destino remoto responde	Copias de seguridad
El barrido periódico funciona	Edición PHP: los registros del cron
Un miembro no administrador ve lo que debe, y nada más	Entre con una cuenta de prueba
El idioma por defecto es el correcto	Administración
El registro de auditoría anota lo que usted hace	Seguridad

El cuarto punto es el más importante y el que más se salta: cree una cuenta de prueba sin ningún permiso, entre con ella y dé una vuelta. Es la única forma de ver la herramienta como la verán sus compañeros.

Las tres semanas siguientes#

Cuándo	Qué
Semana 1	Directorio, noticias, solicitudes. La base que todo el mundo toca.
Semana 2	Vacaciones y planificación: se ve quién está.
Semana 3	El resto según sus necesidades: proyectos, gestión, soporte, calidad.

Abrirlo todo el primer día da una herramienta que nadie hace suya. Tres espacios usados valen más que treinta abiertos.