Bước đầu

Bản cài đã xong, bạn đã đăng nhập, mà màn hình thì trống. Trang này đề nghị một thứ tự khởi động giúp khỏi phải làm lại: mỗi bước tựa vào bước trước, và không bước nào là không đảo ngược được. Với một đơn vị nhỏ, hãy dành một giờ.

1. Tên gọi và diện mạo#

Quản trị → Diện mạo. Tên doanh nghiệp xuất hiện trong giao diện, trong thư, trong tệp PDF và trong các bản xuất. Bảng màu đổi màu giao diện cho tất cả mọi người; đó thuần tuý là chuyện nhìn.

2. Cơ cấu tổ chức#

Quản trị → Cơ cấu tổ chức. Hai cấp, và chỉ hai:

• Một phòng ban — khối kỹ thuật, khối kinh doanh.
• Một nhóm, thuộc về một phòng ban.

Nhóm mang theo phòng ban của nó: gán ai đó vào nhóm là gán luôn vào phòng ban, dù bạn điền ô nào. Tiện thể hãy chỉ định người phụ trách — chính điều đó mở ra không gian quản lý, chứ không có ô nào để tích.

3. Thành viên#

Quản trị → Nhân sự → Thêm thành viên. Chỉ ban quản trị làm được việc này — không có đăng ký công khai, cũng không có liên kết mời mở.

Mật khẩu tạm hiện lên một lần trên màn hình. Nó không được ghi ở đâu cả và không lấy lại được: hãy trao tận tay, và thành viên sẽ phải chọn mật khẩu khác ở lần đăng nhập đầu.

Bốn mươi người một lượt#

Nhập dữ liệu nhận tệp CSV. Hãy chạy bản xem trước đã: nó nói từng dòng một cái gì sẽ được tạo và cái gì bị từ chối, mà không ghi gì cả. Sửa tệp, làm lại, và chỉ xác nhận khi bản xem trước đã sạch.

4. Quyền#

Quản trị → Quyền: bốn quyền xuyên suốt, trao đích danh — nhân sự, tài chính, công nghệ thông tin, người tiếp nhận tố giác. Mỗi khối nêu rõ phạm vi của mình trước khi bạn bấm.

Hãy trao dè dặt. Một quyền mở ra cả những màn hình trọn vẹn, và trang nói chi tiết về chúng cho biết chính xác là những màn hình nào.

5. Mô-đun#

Quản trị → Mô-đun. Bảy mô-đun tuỳ chọn, ban đầu tắt hết: kế toán, tiền lương, hoá đơn điện tử, kho và mua hàng, ngân quỹ, tài sản cố định, CRM.

Một mô-đun đang tắt thì coi như không tồn tại: không gian của nó trả về 404, không hiện trong menu nào, và các bảng của nó vẫn trống. Hãy bật khi thật sự cần, đừng bật «cho chắc»: một menu không còn ai đọc là một menu không tìm thấy gì. Tắt một mô-đun không phá huỷ điều gì — dữ liệu vẫn nằm đó, chỉ bị giấu đi, và trở lại khi bạn bật lại.

6. Loại yêu cầu#

Yêu cầu → Loại. Một loại yêu cầu là một biểu mẫu cộng một đường duyệt: làm từ xa, mua thiết bị, đào tạo, một khoản chi bất thường. Hãy bắt đầu bằng hai hoặc ba loại. Những loại bạn không định nghĩa sẽ được xử lý qua thư, nghĩa là chẳng ở đâu cả.

7. Sao lưu#

Sao lưu. Hãy tạo ngay một bản khi cơ sở dữ liệu còn nhỏ: bạn sẽ biết cơ chế chạy được, và sẽ thấy trong kho lưu có những gì.

Rồi cấu hình nơi lưu từ xa (FTPS hoặc Google Drive) và khoảng cách giữa hai lần. Một kho lưu nằm lại trên chính máy chủ mà nó bảo vệ thì chẳng bảo vệ được gì. Ở bản PHP, không có tác vụ định kỳ thì không gì khởi động: hãy kiểm tra xem nó có chạy không.

8. Xác thực hai bước#

Bảo mật. Bạn có thể bắt buộc với tất cả, hoặc chỉ với quản trị viên. Ít nhất hãy bật cho chính tài khoản của bạn trước khi mở cho đồng nghiệp, và giữ kỹ mã dự phòng: đó là lối về duy nhất nếu mất điện thoại.

9. Thông báo#

Quản trị → Thông báo. Hãy đăng một lời chào đầu tiên, phạm vi toàn doanh nghiệp. Đó là thứ đồng nghiệp thấy khi đăng nhập, và hơn hẳn một bảng điều khiển trống rỗng khiến người ta nghĩ công cụ này chẳng để làm gì.

10. Mở ra#

Trước khi gửi thông tin đăng nhập, hãy kiểm sáu điểm sau:

Điểm thứ tư là quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ qua nhất: hãy tạo một tài khoản thử không có quyền gì, đăng nhập bằng nó và đi một vòng. Đó là cách duy nhất để nhìn công cụ đúng như đồng nghiệp sẽ nhìn.

Ba tuần sau đó#

Mở hết ngay ngày đầu sẽ cho ra một công cụ không ai nhận là của mình. Ba không gian được dùng thật đáng giá hơn ba mươi không gian chỉ mở sẵn.

Tài liệu Toutadmin — dựng ngày 2026-09-13. Trang độc lập, tách rời phần mềm.