Первые шаги

Экземпляр установлен, вы вошли, а экран пуст. Эта страница предлагает порядок настройки, который избавляет от переделок: каждый шаг опирается на предыдущий, и ничто здесь не необратимо. На небольшую организацию рассчитывайте час.

Порядок важен

Создайте оргструктуру до сотрудников: привязывать сорок человек задним числом придётся по одному. Остальное может подождать.

1. Название и оформление#

Администрирование → Оформление. Название компании появляется в интерфейсе, в письмах, в PDF и в выгрузках. Палитра меняет цвета интерфейса для всех; это чисто внешнее.

2. Оргструктура#

Администрирование → Оргструктура. Два уровня, и только два:

Подразделение — техническая дирекция, коммерческая дирекция.
Команда, принадлежащая подразделению.

Команда несёт своё подразделение: привязка человека к команде привязывает его и к подразделению, какое бы поле вы ни заполнили. Заодно назначьте руководителей — именно это открывает раздел руководителя, отдельной галочки для этого нет.

Два уровня, не больше

Оргструктура из пяти уровней — это оргструктура, которую никто не поддерживает в актуальном виде. Если у вас глубже, сделайте дирекции подразделениями, а их отделы — командами: справочник, график и согласования это переживут, а устаревшее дерево нет.

3. Сотрудники#

Администрирование → Персонал → Добавить сотрудника. Это может только администрация: нет ни открытой регистрации, ни свободной ссылки-приглашения.

Поле	Что определяет
Адрес почты	Логин. Дальше изменить его может только администрация.
Разряд	Показывается в справочнике и в списках.
Тип договора	«Фриланс» открывает учёт времени и дневную ставку; остальные открывают отпуска.
Окончание договора	Необязательно. В эту дату учётная запись закроется сама.
Дневная ставка	Для фрилансеров: питает стоимость проектов.
Подразделение / команда	Принадлежность. Достаточно заполнить команду.

Временный пароль показывается один раз, на экране. Он нигде не записывается и не восстанавливается: передайте его, и сотруднику придётся выбрать свой при первом входе.

Сорок человек сразу#

Импорт принимает CSV. Сначала сделайте предпросмотр: он скажет построчно, что будет создано и что будет отклонено, ничего не записывая. Исправьте файл, начните заново и подтверждайте только тогда, когда предпросмотр чист.

4. Права#

Администрирование → Права: четыре сквозных права, выдаваемых поимённо — кадры, финансы, ИТ, ответственный за сообщения о нарушениях. Каждый блок показывает свою область прежде, чем вы нажмёте.

Выдавайте их по капле. Право открывает целые разделы, и страница, где они расписаны, говорит, какие именно.

5. Модули#

Администрирование → Модули. Семь дополнительных модулей, поначалу все выключены: бухгалтерия, расчёт зарплаты, электронное выставление счетов, склад и закупки, казначейство, основные средства, CRM.

Выключенный модуль не существует: его раздел отвечает 404, он не появляется ни в одном меню, а его таблицы остаются пустыми. Включайте, когда появится нужда, а не «на всякий случай»: меню, которое перестали читать, — это меню, в котором ничего не находят. Выключение модуля ничего не уничтожает: данные остаются скрытыми и возвращаются, если включить его снова.

6. Типы заявок#

Заявки → Типы. Тип заявки — это форма и маршрут согласования: удалённая работа, покупка оборудования, обучение, внеплановый расход. Начните с двух-трёх. Те, что вы не опишете, будут решаться по почте, то есть нигде.

7. Резервные копии#

Резервные копии. Сделайте одну сразу, пока база мала: вы будете знать, что механизм работает, и увидите, что лежит в архиве.

Затем настройте внешнее хранилище (FTPS или Google Drive) и интервал. Архив, оставшийся на том же сервере, который он защищает, не защищает ничего. В редакции PHP без планировщика ничего не запускается: проверьте, что он работает.

8. Двухфакторная проверка#

Безопасность. Можно требовать её со всех или только с администраторов. Включите её хотя бы на своей учётной записи, прежде чем открыть экземпляр коллегам, и сохраните запасные коды: это единственный способ вернуться, если телефон потерян.

9. Объявления#

Администрирование → Объявления. Опубликуйте первое приветственное сообщение на всю компанию. Именно его коллеги увидят при входе, и это лучше пустой панели, которая наводит на мысль, что инструмент ни к чему.

10. Открытие#

Прежде чем рассылать учётные данные, проверьте шесть вещей:

Проверка	Где
Экземпляр отвечает по `https`, а не открытым текстом	Адресная строка
Копия есть, и внешнее хранилище отвечает	Резервные копии
Периодический обход работает	Редакция PHP: журналы планировщика
Сотрудник без прав администратора видит что должен — и ничего больше	Войдите под пробной учётной записью
Язык по умолчанию тот самый	Администрирование
Журнал аудита записывает ваши действия	Безопасность

Четвёртый пункт самый важный и чаще всего пропускаемый: заведите пробную учётную запись вовсе без прав, войдите под ней и походите по экранам. Только так вы увидите инструмент таким, каким его увидят коллеги.

Три следующие недели#

Когда	Что
Неделя 1	Справочник, объявления, заявки. Основа, которой касаются все.
Неделя 2	Отпуска и график: видно, кто на месте.
Неделя 3	Остальное по надобности — проекты, финансы, поддержка, качество.

Открыть всё в первый же день — значит получить инструмент, который никто не считает своим. Три используемых раздела стоят больше тридцати открытых.